Jak wybrać dobrą firmę IT do obsługi Twojego biznesu? - ::4lomza.pl:: Regionalny Portal

Outsourcing IT między innymi polega na zatrudnieniu zewnętrznych firm przy realizowaniu własnych projektów – przy czym kluczową rolę odgrywają tu kompetencje pracowników firmy, z której usług chcemy korzystać. Jako projekt rozumieć należy działanie doraźne i w określonych ramach czasowych, ale także działania stałe. Projektem może być, np. zapewnienie trwałej wysokiej jakości monitoringu informatycznego dla systemów IT w Twojej firmie.

Outsourcing IT to usługa IT świadczona przez firmę zewnętrzną na rzecz Twojej firmy. Zewnętrzny partner może przejąć część obowiązków lub wszystkie tematy związane z IT - wybór należy do Ciebie.

Obszary działania firm outsourcingowych są bardzo różne. Szukać należy firm, które mają dosyć szeroką ofertę usług - dzięki temu mamy gwarancję, że większość problemów będzie rozwiązana szybko przez wyspecjalizowanych inżynierów IT. Typowy zakres usług IT firmy outsourcingowej obejmuje m.in.: zarządzanie infrastrukturą IT, tzw. hosting i usługi w chmurze, helpdesk / servicedesk - czyli wsparcie użytkowników. Od czasu wejścia w życie ustawy RODO - warto sprawdzić, czy firma zajmuje się również bezpieczeństwem informacji i przetwarzaniem danych osobowych. Dobry doradca w tym obszarze umiejący zapewnić, że dane przetwarzane są prawidłowo - może oszczędzić sporo kłopotów. Klasycznie outsourcing kojarzony jest z wynajmowaniem programistów - taka usługa też może się przydać - jako wsparcie zespołu wewnątrz firmy lub do realizacji projektu.

Współpraca z zewnętrzną firmą IT może polegać nie tylko na wynajęciu pracownika, to także możliwość zatrudnienia całego zespołu specjalistów IT do danego projektu czy możliwość przeniesienia całej swojej firmowej infrastruktury na zewnątrz – do chmury. Partner zadba o bezpieczeństwo i szybkość działania systemów oraz sprzętu IT.

Czy outsourcing IT się opłaca?

W dzisiejszych czasach mocno zmienia się podejście do uruchamiania usług w organizacjach. Największy wpływ na tę sytuację mają dynamicznie zmieniające się potrzeby.

Osoby odpowiedzialne za rozwój biznesu w swoich przedsiębiorstwach często nie skupiają się na kwestiach technicznych, tylko na możliwościach, jakie może im zaoferować dana technologia. Jeśli zobaczą jakieś ciekawe rozwiązanie na targach czy na konferencji branżowej, chcą je wdrożyć u siebie jak najszybciej. Jest to zresztą myślenie ważne i potrzebne, ponieważ usługi, które dziś odpowiadają na potrzeby danej firmy, jutro mogą już być zastąpione przez inne rozwiązania. Sprawdź dlaczego jeszcze outsourcing IT tak bardzo się opłaca?

Nowe technologie? Skąd je wziąć? Jak może pomóc outsourcing IT?

Wiele firm, które wciąż utrzymują stare aplikacje, widzi potrzebę przejścia na nowe technologie, ale nie wie, jak się za to zabrać.

Jednym z rozwiązań jest uruchomienie nowych technologii u siebie w firmie – wymaga to nakładów finansowych, czasu, a często również zatrudnienia wyspecjalizowanych pracowników. Taka forma wprowadzenia nowych technologii ma swoje plusy, ale wiąże się z koniecznością wdrożenia i utrzymania zakupionych systemów/aplikacji. Trzeba pamiętać o aktualizacjach oraz podnoszeniu systemów do nowszych wersji – co często wymaga dodatkowych opłat.

Zespół ESKOM od 2003 roku zrealizował wiele projektów migracyjnych, doradzał przy projektowaniu systemów i ich konfiguracji pod kątem zwiększenia bezpieczeństwa, jak i ochrony przed skomplikowanymi atakami ze strony hakerów. Partnerstwa technologiczne (ESKOM posiada 23 partnerstwa strategiczne) i wiele szkoleń produktowych pozwoliły zespołowi ESKOM zrealizować z sukcesem projekty wdrożenia wirtualizacji oraz systemów hybrydowych, gdzie ważna jest integracja środowisk lokalnych z chmurą publiczną. Tego typu projekty najczęściej wymagają posiadania całego zespołu ekspertów z zakresu sieci, bezpieczeństwa, monitorowania środowiska i konfiguracji wielu technologii.

Ciekawym rozwiązaniem, które wybiera obecnie świat IT, jest podejście SaaS – Software as a Service, czyli oprogramowanie dostarczanie w formie usługi – najczęściej w postaci abonamentu. SaaS gwarantuje zawsze aktualne wersje oprogramowania, a jego największym plusem jest to, że migracje systemów do wyższych wersji nie wymagają projektów migracyjnych – wszystko dzieje się po stronie dostawcy, my tylko korzystamy z najnowszych wersji oprogramowania, bez stresu, że czekają nas wydatki czy konieczność przydzielenia pracowników do monitorowania upgrade’u.

W ramach rozwiązań SaaS firma ESKOM dostarcza wiedzę w zakresie przygotowania przedsiębiorstw do uruchomienia usług chmurowych, a dzięki doświadczeniu płynnie przeprowadza organizacje przez wszystkie etapy migracji. Na taką migrację składa się wiele usług: wykonanie projektu architektury środowiska opartego o różnych dostawców chmury publicznej lub hosterów, audyt oprogramowania i bezpieczeństwa usług, a także późniejsze monitorowanie infrastruktury hybrydowej. Firmy, które decydują się na rozwiązania SaaS, często mają potrzebę posiadania własnych kopii zapasowych swoich danych – wiedzą o tym także eksperci ESKOM.

Bardzo ważnym elementem outsourcingu IT jest delegowanie procesów rekrutacyjnych i doradztwa kadrowego i przeniesienie tej odpowiedzialności na zaufanego partnera. Plusem takiej współpracy jest dostępność pracowników z niemalże dowolnej dziedziny – jeśli potrzebujemy do naszego projektu specjalisty z zakresu np. machine learning czy sztucznej inteligencji (AI), to nie musimy planować szeroko zakrojonej rekrutacji, inwestować w działania HR, poświęcać czasu naszych pracowników na wybór kandydata, a ostatecznie nie musimy utrzymywać stanowiska, jeśli specjalista potrzebny jest tylko do wsparcia pojedynczego projektu.

Z tego powodu outsourcing IT sprawdza się nie tylko w skomplikowanych projektach informatycznych, lecz także właśnie w takich przypadkach, kiedy nie planujemy więcej pracy dla danego specjalisty – jeśli jako zakład szewski albo dostawca usług z zakresu transportu nie mamy wśród naszej kadry specjalisty od baz danych, nie musimy tworzyć dla niego etatu, ale wystarczy zrobić rozeznanie wśród firm outsourcingowych.

Outsourcing IT – kto najbardziej potrzebuje dostępu do wiedzy?

Outsourcing usług z branży IT daje nam dostęp do wiedzy niedostępnej w żaden inny sposób – ekspert z rynku ma zwykle większe doświadczenie, ponieważ brał udział w wielu projektach – mniejszych i większych. Za wykonywaną przez niego pracą stoi więc jego wiedza, tzw. know how, a jego spojrzenie z szerszej perspektywy może mieć ogromne znaczenie dla przebiegu naszego projektu.

Rozwiązanie bazujące na outsourcingu IT jest świetną propozycją dla wszystkich firm, które chcą zyskać wymierne korzyści i poczucie bezpieczeństwa w krótkim czasie.

Poczucie bezpieczeństwa to nie nasza intuicja, ale sztywne regulacje, certyfikacje i normy branżowe. To ważne, żeby sprawdzić potencjalnego partnera pod kątem spełniania tych wymagań. Dla przykładu ESKOM spełnia w tym momencie takie normy, jak ISO 9001, ISO 27001 oraz posiada ponad 150 certyfikacji. To wszystko dlatego, że bezpieczeństwo IT w 2020 roku to nie tylko wdrożenie zapory ogniowej, ale całe spektrum usług z zakresu bezpieczeństwa.

ESKOM dba o bezpieczeństwo nawet tych najmniejszych projektów informatycznych – dostarcza wiedzę z zakresu audytu pod kątem bezpieczeństwa informacji, wykonuje testy penetracyjne wdrożonych usług oraz pomaga zrozumieć zagadnienia związane z RODO i ciągłością działania usług.

Outsourcing IT jest popularny wśród dużych korporacji, które np. rozwijają się i potrzebują usług informatycznych czy finansowych w nowych lokalizacjach – łatwiej jest zatrudnić specjalistów, którzy znają rynek, wiedzą, jakie są lokalne możliwości informatyczne czy np. podatkowe.

Jednak najwięcej korzyści z wykorzystania usług outsourcingowych mają małe i średnie firmy. Dlaczego? Dlatego, że przy tym rozwiązaniu nawet mała firma może sobie pozwolić na zatrudnienie ekspertów tej samej klasy, co największe światowe organizacje – specjaliści chętnie podejmują się projektów na każdym szczeblu skomplikowana, ponieważ pozwala to im się rozwijać i zdobywać wiedzę w nowych obszarach – czyli budować wspomniane know how.

Outsourcing IT – 8 cech dobrego dostawcy IT

Wybierając firmę, która będzie realizowała outsourcing IT dla naszej firmy, musimy zwrócić uwagę na pewne kluczowe aspekty. Większość kryteriów będzie silnie powiązana z projektem, który chcemy realizować w tym systemie, ale pewne aspekty współpracy są uniwersalne.

Dobra umowa SLA - gwarancja spokoju dla przedsiębiorcy

SLA (ang. Service Level Agreement), to umowa dotycząca poziomu świadczonych usług. Jest gwarancją jakości świadczonej obsługi informatycznej np.: czasu reakcji w razie awarii, dostarczenia rozwiązania, poziomu dostępności specjalistów, itd. Zwykle zawarcie SLA wiąże się z dodatkową opłatą, ale jest to gwarancja że firma IT nie tylko ‘coś realizuje i działa’ ale, że zrobi daną czynność w określonym czasie. W razie złamania SLA przedsiębiorca może ubiegać się znacznego odszkodowania. Żadnemu zaś przedsiębiorcy nie trzeba tłumaczyć ile kosztuje przestój w działaniu całej firmy.

Elastyczne podejście

Sam outsourcing z definicji pozwala już na elastyczny model współpracy, ale ważne jest, jak możliwości oferowane przez firmę zewnętrzną mają się do naszych oczekiwań – czy potrzebujemy wsparcia na każdym etapie projektu, czy chcemy być w stałym kontakcie, czy potrzebujemy przeszkolenia pracowników z wdrażanych rozwiązań, itd. Co ważne, z biegiem czasu – i oczywiście, zgodnie z zapisami w umowie – z biegiem czasu możemy zmieniać nie tylko zakres współpracy, lecz także w razie potrzeby możemy zmieniać firmę outsourcingową na inną. Korzyści z dłuższej współpracy z jedną firmą są oczywiste – wdrażamy ją do coraz większej liczby naszych projektów oraz przedstawiamy jej wiedzę o naszych produktach i usługach, więc jeśli współpraca jest owocna, warto zostać przy sprawdzonej opcji. Jeśli jednak współpraca nie układa się po naszej myśli, najlepiej będzie zmienić takiego dostawcę. Nadal będzie to opcja dużo łatwiejsza, niż zwolnienie etatowego pracownika i znalezienie kogoś nowego na jego miejsce, przeszkolenie go, itd.

Działanie proaktywne

To ważne, żeby firma outsourcingowa, z którą nawiązujemy współpracę, miała wizję wykonania naszego projektu i chętnie się nią dzieliła, podpowiadając nam, gdzie możemy się mylić, co można zrobić lepiej albo inaczej. Firma, która tylko wykonuje nasze polecenia, ma swoje plusy, ale też może nie zauważyć potencjalnych zagrożeń i ryzyk projektowych. ESKOM wykonuje wiele działań związanych z cyklicznymi przeglądami wdrożonych usług, audyty bezpieczeństwa informacji, aplikacji i usług, co ma na celu zapewnienie stabilizacji środowiska i raportowanie incydentów lub niedostępności kluczowych systemów.

Kompetencje firmy outsourcingowej

Nasz potencjalny partner powinien mieć referencje z rynku i powinien mieć certyfikowanych inżynierów, którzy będą osobiście odpowiedzialni za dostarczane nam usługi czy za wykonywanie pracy na rzecz naszego projektu.

Partnerstwo z dużymi firmami technologicznymi i dostawcami usług i sprzętu

Pokaże nam to, na jakich technologiach pracuje firma i w czym się specjalizuje. ESKOM posiada ponad 150 certyfikacji produktów i realizuje projekty z technologiami takimi, jak: HPE (Hewlett Packard Enterprise), HPI (HP Inc.), Microsoft, VMware, Red Hat, Veeam, IBM, APC – zasilacze awaryjne UPS, ESET, CISCO, Acunetix, Intel, Sage, AGS, Zabbix, Fortinet, SpamTitan i wiele innych.

Wykorzystywane technologie

Dobrze żeby były to powszechnie znane i kojarzone rozwiązania – pozwoli to naszym pracownikom łatwiej się wdrożyć do pracy z nimi.

Ile czasu firma deklaruje na wykonanie zadania

Ile czasu potrzebuje na wycenę projektu, z którym się zgłosiliśmy. Zapewne pojawi się korelacja między ceną a czasem wykonania, dlatego zawsze warto zapytać o wszystkie dostępne opcje. Tutaj bardzo ważne jest podejście do umowy SLA, w której firma zobowiązuje się w gwarantowanym czasie zająć się realizacją powierzonego zadania, przykładowo usunąć krytyczną usterkę lub wprowadzić zmiany konfiguracyjne.

To firma powinna pracować na nas, a nie my na firmę

Dlatego wdrażana przez nas technologia powinna wspierać pracę naszego przedsiębiorstwa, dbać o jego rozwój – w tym dotarcie do nowych klientów i polepszenie relacji z dotychczasowymi. Nie powinno być sytuacji, w których przedsiębiorca musi się martwić o takie kwestie, jak poczta elektroniczna, strona internetowa, czy dostęp do wirtualnych zasobów firmowych. To się powinno dziać samo w tle, ułatwiając nam codzienną pracę.

2020 rok to rok cyfrowej transformacji dla wielu firm.

Rozwiązania chmurowe i outsourcing IT stają się coraz bardziej popularne – nie tylko jako najwygodniejsze, ale też jako najbardziej bezpieczne w dobie RODO i rosnących wymagań bezpieczeństwa informacji. Korzystając z usług podmiotu niezależnego od naszej organizacji, zyskujemy pewność, że wnioski oraz rekomendacje przedstawione w naszych raportach dają obiektywny pogląd na stan bezpieczeństwa firmy.

tekst płatny