Czym jest Krajowy System e-Faktur?
Ministerstwo Finansów wprowadziło niedawno rozwiązanie, które ma ujednolicić format faktur elektronicznych i ułatwić ich wysyłanie i odbieranie przez podmioty prowadzące działalność gospodarczą. Krajowy System e-Faktur (KSeF) ma pozwolić na proste udostępnianie faktur ustrukturyzowanych u ich natychmiastową wysyłkę kontrahentom. Wkrótce to rozwiązanie ma być obowiązkowe. Czy to godny następca faktur papierowych?
Przeczytaj nasz artykuł, a dowiesz się:
- czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)
- dlaczego warto korzystać z faktur ustrukturyzowanych z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)
- czy wysyłanie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) jest proste
Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system, który służyć ma do wystawiania, przechowywania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych (e-Faktura). Docelowo każdy przedsiębiorca będzie mógł wystawić fakturę ustrukturyzowaną sprzedaży. Za pośrednictwem programu możliwe jest też nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień, a także analiza i kontrola informacji zawartych w e-Fakturach. Po wprowadzeniu danych każda faktura otrzymuje unikalny numer, zostaje zweryfikowana pod kątem zgodności danych ze wzorem. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za wystawioną i doręczoną w momencie przydzielenia jej numeru identyfikującego.
Faktura ustrukturyzowana jest obecnie jedną z trzech dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych w postaci plików wysyłanych na adres email kontrahenta. Do otrzymywania takich dokumentów jak faktura drogą elektroniczną zdążyliśmy się już przyzwyczaić. Jednak czy rozwiązanie proponowane przez Ministerstwo Finansów równie łatwo zostanie wdrożone w polskich firmach i wyprze faktury online?
Dlaczego warto korzystać z faktur ustrukturyzowanych?
Ministerstwo przygotowało szereg zachęt i korzyści dla podmiotów korzystających z KSeF. Jednym z nich jest przyspieszony zwrot podatku dla sprzedawcy wynikającego z deklaracji składanej za dany okres rozliczeniowy, w przypadku spełnienia określonych warunków: korzystania wyłącznie z faktur ustrukturyzowanych, podatek naliczony nie przekraczającego 3000 zł, bycie czynnym podatnikiem VAT będącym na tzw. białej liście podatników.
Z kolei u nabywcy korzyścią są prostsze korekty i odliczenie VAT. Korekta zmniejszająca podatek VAT nie będzie wymagała jakiejkolwiek innej dokumentacji u nabywcy i będzie rozliczana w okresie jej wystawienia. Pomijany jest zatem obowiązek udowodnienia terminu otrzymania faktury i obowiązek udokumentowania faktur korygujących.
Innymi zaletami korzystania z KSeF jest:
- łatwe uwierzytelnianie i weryfikacja uprawnień do wystawiania e-faktur;
- powiadomienie podatnika o uprawnieniach, o wystawieniu, dostępie do faktur,
- łatwe wystawianie i dostęp do faktur;
- łatwe otrzymywanie i przechowywanie faktur;
- oznaczanie faktur unikalnym numerem przydzielanym przez system;
- weryfikowanie zgodności faktur ze wzorem;
- łatwa analiza i kontrola prawidłowości danych na fakturze;
- powiadomienie o dacie i czasie wystawienia faktury, numerze identyfikującym, odrzuceniu faktury, braku możliwości wystawienia faktury w przypadku awarii systemu, powiadomienia o braku możliwości wystawienia faktury przez podmiot nie posiadający uprawnień.
KSeF może w znacznym stopniu ułatwić dokumentowanie księgowości w małej i dużej firmie. Docelowo ma zwolnić z obowiązku przechowywania faktur.
Jak korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Czy wysyłanie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych jest łatwe?
Aby korzystać z KSeF należy dostosować swoje systemy informatyczne, a w szczególności oprogramowania księgowego. Najważniejszą kwestią jest umożliwienie wprowadzania danych obowiązkowych dla faktury ustrukturyzowanej i integracja systemu z KSeF. W celu ułatwienia tego procesu MF opublikowało szereg dokumentacji i narzędzi , w tym dokumentację w języku angielskim.
Większość popularnych systemów do wystawiania faktur online wdrożyło lub planuje wdrożenie integracji z KSeF w najbliższym czasie. Przy prawidłowej integracji wysyłanie i odbieranie takiej faktury nie będzie się wiele różniło od tego, jak obecnie wysyłamy i odbieramy faktury elektroniczne.
Można również wystawiać faktury ustrukturyzowane bezpośrednio w systemie KSeF. Umożliwiają to narzędzia udostępnione przez Ministerstwo Finansów.
Oba sposoby wymagają uwierzytelnienia przez podatnika lub osobę uprawnioną kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym. Dodatkowo zanim zaczniemy korzystać z KSeF, musimy zawiadomić US o osobach i podmiotach uprawnionych (z wyjątkiem JDG wystawiających faktury samodzielnie).
Decyzja o zastosowaniu faktury ustrukturyzowanej wymaga zgody nabywcy, w formie możliwej do udowodnienia. Jeśli nabywca nie zgodzi się na otrzymywanie faktur KSeF, można ją wystawić, ale dostarczyć trzeba ją w inny sposób.
Aby wystawić fakturę ustrukturyzowaną, należy wprowadzić do programu księgowego dane z faktur i przesłać fakturę do KSeF (za pomocą API, lub ręcznie w aplikacji webowej). System nada fakturze unikalny numer identyfikujący, zweryfikuje zgodność ze wzorem i wyśle komunikaty dotyczące wystawienia, odrzucenia lub braku możliwości wystawienia faktury. Jeżeli wszystko jest prawidłowo i otrzymamy zgodę nabywcy, system wyśle mu fakturę. Każda nowa faktura jest najpierw sprawdzana i rejestrowana, a dopiero potem dostanie ją nabywca.
tekst płatny
