Czym się różni skanowanie od digitalizacji dokumentów? - ::4lomza.pl:: Regionalny Portal

Jaka jest różnica?

Skanowanie i digitalizacja dokumentów są często uważane za jedno i to samo, ale wbrew powszechnemu przekonaniu są to w rzeczywistości dwa oddzielne procesy konwersji dokumentu papierowego na kopię cyfrową.

Istnieje między nimi wiele różnic, ale to, co naprawdę je odróżnia, to ich użyteczność — podczas gdy obydwu przypadkach mowa o tworzeniu dokumentów cyfrowych, tylko digitalizacja może tworzyć wersje edytowalne.

Definicja skanowania

Skanowanie dokumentów jest inaczej znane jako "obrazowanie dokumentu". Gdy dokument jest skanowany, obraz - lub "obraz" - dokumentu jest pobierany i konwertowany na plik cyfrowy.

Definicja digitalizacji

Digitalizacja dokumentów opiera się na konwersji skanowania, wdrażając dodatkowe narzędzia podczas procesu, aby nowe pliki cyfrowe można było edytować, a nie były tylko statycznymi obrazami.

Zalety skanowania dokumentów

Jeśli chodzi o zalety skanowania dokumentów, to prezentują się one następująco:

• optymalizacja działań firmy - skanowanie dokumentów może usprawnić przepływ pracy na kilka sposobów, takich jak możliwość zdalnego dostępu do plików cyfrowych — z kolei eliminując czas poświęcony na archiwizowanie kopii papierowych,

• poprawa efektywności kosztowej - skanowanie dokumentów pozwala zaoszczędzić pieniądze z powodu pozytywnego wpływu na dwa aspekty: czas i przestrzeń. Na przykład biorąc pod uwagę, że czas to pieniądz, możliwość szybkiego śledzenia dokumentów z kolei pomaga zyskać dodatkowy na bardziej produktywne cele,

• uproszczenie bezpieczeństwa - skanowanie poprawia bezpieczeństwo dzięki możliwości łatwego śledzenia plików, co z kolei zmniejsza ryzyko utraty lub kradzieży plików oraz naruszenia danych.

Zalety digitalizacji dokumentów

Tak z kolei wyglądają zalety digitalizacji dokumentów:

• optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) - OCR jest używany podczas procesu skanowania, w którym znaki na stronie są konwertowane na tekst zakodowany maszynowo. Zamiast prostego obrazu pliku, zakodowany tekst można edytować i nim manipulować, co zwiększa użyteczność nowo zdigitalizowanych dokumentów,

• systemy redakcji dokumentów - podczas digitalizacji dokumenty można również redagować, aby chronić zawarte w nich poufne informacje. Oprócz uproszczenia procesu redakcji, redakcja cyfrowa jest również bezpieczniejsza. Podczas gdy w przeszłości wiele redakcji papierowych było opartych na tuszu i mogły zostać usunięte, redakcja cyfrowa jest trwała,

• automatyczne śledzenie retencji - gdy pliki, takie jak dokumentacja medyczna, są zdigitalizowane, systemy DMS można często skonfigurować tak, aby śledzić ich legalne okresy przechowywania. Te zautomatyzowane systemy śledzenia retencji pomagają uprościć zarządzanie przechowywaniem danych i uniknąć wszelkich kar lub grzywien za nieprzestrzeganie przepisów.

Podsumowanie

Jak widać, istnieją istotne różnice między procesem skanowania, a digitalizacji. Niezależnie jednak od tego, co potrzebuje dane przedsiębiorstwo, zalecamy do korzystania z wyłącznie profesjonalnych firm archiwizacyjnych, aby zapewnić sobie pełną skuteczność i bezpieczeństwo poszczególnych działań.

tekst płatny