Jak stworzyć efektywny system archiwizacji?
Archiwizacja jest jednym z etapów procesu procedowania dokumentów. Polega ona przechowywaniu ich w taki sposób, aby z jednej strony mieć swobodny dostęp do danych, gdy są potrzebne, a z drugiej strony zabezpieczyć je przed wyciekiem. Stworzenie efektywnego systemu archiwizacji danych znacznie usprawnia pracę w firmie. Jak opracować go od podstaw?
Czym jest archiwizowanie dokumentów?
Aby stworzyć sprawnie działający system przechowywania danych, trzeba uprzednio dowiedzieć się, na czym polega archiwizowanie dokumentów. Jest to bowiem złożona procedura, która zawiera w sobie:
- segregację,
- katalogowanie,
- stosowanie systemów zabezpieczających,
- utylizację dokumentów, których termin zapadalności minął.
Archiwizacji podlegają te dokumenty, które zostały wyszczególnione w konkretnych ustawach i rozporządzeniach. Firmy często jednak przechowują także papiery zawierające dane niezbędne do pracy konkretnych działów. Można je zniszczyć w dowolnym momencie, gdy tylko przestaną być potrzebne. Dlatego też warto archiwizować je osobno, nie mieszając z dokumentacją wymaganą prawnie.
System archiwizacji - jak stworzyć go od podstaw?
Jeśli w Twojej firmie nie funkcjonuje jeszcze efektywny system archiwizacji, pora zaplanować go od podstaw. Pierwszym krokiem jest opracowanie wytycznych w zakresie prawidłowego segregowania dokumentów. Dzielimy je przede wszystkim na dwie kategorie: A i B. W pierwszej znajdują się akta, które archiwizowane są wieczyście, w drugiej natomiast te, które przechowujemy przez określony przepisami czas. Dokumenty można segregować ze względu na dział bądź termin wymagalności - każda firma przyjmuje w tym zakresie własne rozwiązania w zależności od tego, jakimi dokumentami i w jakiej ilości dysponuje. Archiwizowanie akt to także dobór odpowiednich systemów zabezpieczających. Mowa tutaj o dokumentach zawierających chronione przez prawo informacje. Warto wybrać specjalne szafy z ograniczonym dostępem, a w przypadku dokumentów cyfrowych należy zadbać o właściwe zabezpieczenia techniczne. Archiwizowanie dokumentów wieńczy ich utylizacja, czyli niszczenie. Tutaj również musimy określić procedury, zwłaszcza dla dokumentów chronionych prawnie.
Sprawny system archiwizacji gwarancją porządku w papierach!
Podstawową zaletą wdrożenia sprawnego systemu archiwizowania dokumentów jest łatwość utrzymania porządku w papierach. Wiadomo już, jakie kroki należy poczynić, pozostaje więc jedno - ubrać powyższe procedury w słowa i wdrożyć je w firmie w formie regulaminów i wytycznych. Jeśli to zadanie wydaje Ci się skomplikowane, możesz skorzystać z pomocy podmiotu zewnętrznego. Przechowywanie dokumentów Ekoakta to gwarancja utrzymania porządku i ładu w archiwum. Pożądane efekty można osiągnąć w krótkim czasie, co przynosi przedsiębiorstwu dodatkową korzyść. Warto pamiętać, że żadna ustawa nie nakłada na przedsiębiorców obowiązku postępowania według konkretnego wzorca. Oznacza to, że liczą się przede wszystkim efekty, a te znacznie łatwiej osiągnąć, korzystając ze wsparcia profesjonalistów.
tekst płatny
