Wycena digitalizacji archiwów - jakie czynniki wpływają na koszt?
Digitalizacja archiwum to nie tylko krok w stronę nowoczesności, ale także oszczędność czasu, przestrzeni i pieniędzy. Zanim jednak zdecydujesz się uporządkować swoje zasoby i przenieść je do wersji elektronicznej, warto zrozumieć, co tak naprawdę wpływa na koszt tego procesu, na który decyduje się coraz więcej firm.
Digitalizacja archiwów, dlaczego się opłaca?
Coraz więcej właścicieli firm, zdaje sobie sprawę, że przetrzymywanie fizycznych archiwów dokumentów, to rozwiązanie kosztowne, nieefektywne i ryzykowne. Digitalizacja archiwów pozwala nie tylko odzyskać cenną przestrzeń biurową, ale przede wszystkim uporządkować i zabezpieczyć kluczowe zasoby informacyjne firmy.
Zeskanowane dokumenty można łatwo posegregować, szybko przeszukiwać i błyskawicznie udostępniać odpowiednim osobom, bez konieczności fizycznego przeszukiwania segregatorów.
Zdigitalizowane archiwum oznacza też znacznie wyższy poziom bezpieczeństwa. Dokumenty przestają być narażone na zniszczenie np. przez ogień, wodę czy zagubienie bądź kradzież. Odpowiednio zabezpieczone pliki są dostępne wyłącznie dla upoważnionych osób i można nimi zarządzać z dowolnego miejsca, co ma szczególne znaczenie przy pracy zdalnej lub hybrydowej.
Co więcej, w archiwach zwykle znajdują się dokumenty, z których nie korzysta się na co dzień. Generuje to koszty przechowywania. Digitalizacja eliminuje ten problem: pozwala przechowywać dane w sposób uporządkowany, bezpieczny i dostępny dokładnie wtedy, gdy są potrzebne. To realne wsparcie dla sprawniejszego działania zespołów, szybszego podejmowania decyzji i budowania przewagi konkurencyjnej.
Digitalizacja archiwów, jak ją przeprowadzić?
Samodzielna digitalizacja firmowego archiwum może wydawać się kuszącą opcją, dopóki nie weźmiemy pod uwagę jej skali, wymogów technicznych i organizacyjnych. Proces ten wymaga nie tylko odpowiedniego sprzętu, ale też wiedzy o tym, jak przygotować dokumenty, w jaki sposób je indeksować, jak zadbać o ich bezpieczeństwo i poufność oraz jak przechowywać pliki zgodnie z przepisami prawa.
Dlatego wiele firm decyduje się powierzyć to zadanie zewnętrznym firmom. Jedną z nich jest EkoAkta, która od lat zajmuje się kompleksową digitalizacją archiwów, zarówno bieżących, jak i historycznych. Przed rozpoczęciem prac zespół EkoAkta przeprowadza analizę zasobów Twojej firmy, ustala sposób segregacji i znakowania dokumentów, a następnie przystępuje do skanowania zgodnie z obowiązującymi standardami.
Całość odbywa się z zachowaniem najwyższych norm bezpieczeństwa, a dane są zabezpieczane na każdym etapie: od transportu, przez digitalizację, aż po przekazanie w postaci cyfrowej. Zeskanowane dokumenty mogą zostać dodatkowo poddane optycznemu rozpoznawaniu tekstu (OCR), co znacząco ułatwia późniejsze przeszukiwanie treści. Dzięki temu firmy zyskują uporządkowany, nowoczesny system zarządzania dokumentacją bez konieczności inwestowania we własny sprzęt czy przeszkolenie zespołu.
Jaki jest koszt digitalizacji archiwów?
Koszt digitalizacji archiwum nie jest stały, zależy od wielu czynników. Kluczowym z nich jest ilość i rodzaj dokumentów: im większe archiwum i bardziej zróżnicowane zbiory (np. faktury, teczki osobowe, plany techniczne), tym większy nakład pracy i dłuższy czas realizacji. Znaczenie ma także stan dokumentacji. Stare, zniszczone lub niestandardowo przechowywane akta mogą wymagać dodatkowego przygotowania przed skanowaniem.
Na końcową wycenę wpływa również to, czy digitalizacja ma obejmować tylko skanowanie, czy także indeksowanie, OCR, weryfikację jakości czy wdrożenie elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją. Jeśli zależy nam na integracji z konkretnym systemem lub przechowywaniu danych w określonym formacie, to również uwzględnia się w kosztorysie.
Choć outsourcing może pozornie wydawać się droższym rozwiązaniem na start, w praktyce jest bardziej opłacalny niż próby samodzielnej digitalizacji. Zakup profesjonalnego sprzętu, zatrudnienie przeszkolonego personelu i wdrożenie odpowiednich procedur bezpieczeństwa to inwestycje, które dla wielu firm są nieuzasadnione. Szczególnie gdy digitalizacja nie ma charakteru jednorazowego. Zlecając usługę firmie takiej jak EkoAkta, zyskujesz nie tylko czas i spokój, ale też gwarancję, że proces zostanie przeprowadzony zgodnie z najwyższymi standardami.
tekst płatny
