Odwagi! Organizowanie konferencji to naprawdę nic trudnego
Wizja wzięcia odpowiedzialności za ważne wydarzenie biznesowe czy organizację konferencji naukowej przeraża ludzi bez doświadczenia organizacyjnego. Od zadowolenia uczestników konferencji wiele może zależeć. Czy jest się czego bać? Stres jest naturalny w przypadku sytuacji, od której wiele zależy. Warto nad nim zapanować i podejść do sprawy pragmatycznie. Istnieje pakiet żelaznych reguł, który pomaga organizatorom nie pogubić się w tym wszystkim. Ważne są pytania, które muszą paść w trakcie kreślenia scenariusza ważnego eventu.
Profilowanie wydarzenia
Podjęcie działań związanych z organizacją konferencji zaczyna się od procesu planowania. W jego trakcie rozpisuje się podstawowe cele i założenia organizowanego eventu. Stawia się pytania o charakter wydarzenia i liczbę gości. Czy mowa o kameralnym wydarzeniu, czy o ważnej konferencji naukowej, na której pojawi się większa liczba uczestników? W przypadku konferencji o charakterze kameralnym można sobie pozwolić na większą swobodę. W tym drugim podkreślić trzeba prestiż. Na poziomie planowania następuje profilowanie uczestników wydarzenia. Kim oni są? Czy to przedstawiciele świata nauki, biznesmeni, a może artyści? Określenie potencjalnych grup docelowych jest tu istotne, ponieważ pozwala przewidzieć ich oczekiwania. To z kolei ułatwia ich sprostaniu, co wpłynie na odbiór całego wydarzenia.
Harmonogram pracy organizacyjnej
Tuż po wyprofilowaniu uczestników konferencji przejść należy do rozpisania sobie harmonogramu. Im bardziej szczegółowo rozpisany będzie, tym lepiej. Dotyczyć on ma procesu realizacji. Uwzględniać powinien kilka ważkich kwestii. Warto się nad nimi pochylić.
-
Scenariusz wydarzenia. Warto zastanowić się nad przebiegiem spotkania i rozpisać przebieg eventu.
-
Lokalizacja konferencji. Trzeba się zastanowić nad dwiema kwestiami. Po pierwsze nad doborem odpowiedniego miejsca, a po drugiej dobrej lokalizacji. Profilowanie uczestników, określanie ich oczekiwań ma o tyle sens, że ułatwia to dobór miejsca. Luksusowy hotel ze specjalnie wydzielonymi salami konferencyjnymi? Centrum targowe? Aula uniwersytecka? Zależy to od charakteru spotkania i oczekiwań gości. Konferencja powinna się odbyć w miejscu, w którego bezpośrednim pobliżu funkcjonuje dobra komunikacja miejska. Tuż obok powinien znajdować się obszerny parking. Warto również uwzględnić stan techniczny budynku, w którym odbywać się ma całe spotkanie.
-
Logistyka. Warto przemyśleć opcję zakwaterowania uczestników konferencji, transport do miejsca wydarzenia oraz catering. Zaplecze gastronomiczne i sanitarne jest ważne, jeśli konferencja rozłożona jest w czasie.
-
Kosztorys. Nie da się ukryć, że dysponując ograniczonym budżetem, trzeba będzie zrezygnować z wielu udogodnień wpływających na ostateczny odbiór konferencji. Warto ustalić sumę, którą można poświęcić na działania. Od ustalenia budżetu powinno się zacząć tworzenie harmonogramu prac.
-
Dodatkowe atrakcje. Jeśli można sobie na to pozwolić, konferencje urozmaicić można różnymi pokazami artystycznymi. Na rynku funkcjonuje wiele firm, które oferują takie usługi. Na podobnej zasadzie zatrudnić można kelnerów i hostessy.
Po ułożeniu szczegółowego harmonogramu warto przejść do realizacji. Nie warto spoczywać na laurach. Dla organizatorów takich przedsięwzięć ważna jest informacja zwrotna. Uzyskać ją można, przygotowując kwestionariusz dotyczący wrażeń z konferencji albo przeprowadzając krótkie rozmowy telefoniczne z uczestnikami. Ważne są odczucia gości, poziom wiedzy, którą pozyskali w trakcie konferencji i zaprezentowana forma.
Podsumowanie
Organizowanie konferencji wzbudza stres i niepewność u organizatorów. W szczególności tyczy się to tych, którzy nigdy nie zajmowali się przygotowywaniem eventów naukowych lub biznesowych. Nie jest to jednak takie trudne i wymaga to jedynie dobrego planowania. Uwzględniać ono powinno profilowanie uczestników planowanego eventu, ustalenia charakteru konferencji i ułożenia szczegółowego harmonogramu. W trakcie spisywania w notatniku najważniejszych kwestii warto pochylić się nad ułożeniem sensownego scenariusza wydarzenia, możliwie jak najlepszej lokalizacji, logistyką i atrakcjami nadającymi dobry smak wydarzeniu. Zapisując sobie wszelkie koncepcje, warto przejść od razu do ich realizacji. Zwieńczeniem działań organizacyjnych powinno być uzyskanie stosownego follow up'a, czyli informacji zwrotnej. Pozwoli ono pracować nad brakami i jeszcze bardziej wychodzić oczekiwaniom uczestników naprzeciw.
Materiał przygotowany przy współpracy Konferencje Trójmiasto – konferencje.pl
tekst płatny
