W Łomży zamiast dokumentów papierowych - elektroniczne
- System elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD to jakość, sprawność, szybkość i oszczędności – przekonywał naczelników i pracowników Urzędu Miejskiego w Łomży wojewoda podlaski Maciej Żywno, który z prezydentem Mieczysławem Czerniawskim podpisał porozumienie o pilotażowym wdrożeniu podlaskiego systemu EZD w Urzędzie Miejskim w Łomży.
Bardzo ryzykowny eksperyment
Prezydent Łomży dzień wcześniej przedstawił radnym zarys pilotażu EZD we współpracy z Podlaskim Urzędem Wojewódzkim, który jako pierwszy w Polsce zamienił obieg dokumentów papierowych na elektroniczne. Uprzedził, że także Łomża jako pierwsze miasto w Podlaskiem zdecyduje się na ten nowoczesny, ale „bardzo ryzykowny eksperyment”. Stworzony przez programistów, informatyków i urzędników z PUW system EZD działa od dwóch lat w urzędzie wojewódzkim w Białymstoku i jest wdrażany w siedmiu miastach wojewódzkich w kraju. Wojewoda przypuszcza, że EZD wkrótce trafi również do Ministerstwa Cyfryzacji i Administracji w Warszawie.
Bez znaczka, papieru i toneru
- Obecnie ponad połowa spraw u nas prowadzonych jest wyłącznie w postaci elektronicznej – opowiadał wojewoda Żywno. - Nasz system EZD jest prosty, przyjazny i zgodny z prawem. Jego wprowadzenie bolało, ale tylko na początku. Najtrudniejsze były wcale nie instalacja czy szkolenia z EZD, lecz zmiana mentalności pracowników. Teraz elektroniczny obieg dokumentów to już łatwa i wygodna codzienność. Efekt jest piorunujący! W każdej chwili mam wgląd w akta sprawy na każdym etapie i wiem, jakie działania podejmowali poszczególni urzędnicy. Obieg dokumentacji w formie elektronicznej jest szybszy, a dzięki temu rozwiązywanie problemów idzie sprawniej. To system obniżania kosztów w administracji: u nas zaoszczędziliśmy pięć tysięcy złotych tygodniowo na samej wysyłce pocztą, a do tego doliczmy koszt papieru, toneru i serwis urządzeń. Ale najcenniejszy jest czas pracownika i tym samym petenta.
Wojewoda zachwalał system za elastyczność, ponieważ EZD pozwala na szybkie aktualizowanie zmian prawa.
Przeszkoda do pokonania
System EZD zachwalała także Tamara Małachowska, sekretarz miasta Łomża. Przypomniała, że dla wielu obywateli codziennością już stały się: przelewy bankowe i zakupy przez Internet, zamawianie wczasów i biletów lotniczych oraz posługiwanie się pocztą elektroniczną. Administracja powinna nadążać.
- W tamtych sytuacjach nie mamy obaw, więc jeżeli nie teraz, to kiedy? - pytała retorycznie urzędników w sali konferencyjnej ratusza. - Jeżeli nie my, to kto...?
- Takie same opory były w urzędach piętnaście lat temu, gdy wycofywano z użytku maszyny do pisania, a wchodziły komputery – przypomniał wojewoda. - I kto dziś o tamtych obawach pamięta...?
W Urzędzie Miejskim w Łomży pojawili się z wojewodą specjaliści od systemu EZD w PUW: Magdalena Sawicka i Marian Madejczyk, przedstawiający szczegóły innowacji. Za realizację pilotażu będzie odpowiedzialny zespół dziewięciu osób z Tamarą Małachowską na czele, w skład którego wejdą naczelnicy Centrum Obsługi Mieszkańców i Centrum Obsługi Inwestora oraz wydziałów: rozwoju, oświaty i gospodarki komunalnej. Prezydent Czerniawski chciałby, żeby na prace wdrożeniowe było trzy miesiące. Wojewoda Żywno jest znacznie większym optymistą: według niego, po instalacji systemu EZD łomżyńscy urzędnicy nauczą się nim praktycznie posługiwać w ciągu tygodnia.
Jeśli pilotaż w Łomży się powiedzie, instalacja i przechodzenie z dokumentacji papierowej na elektroniczną zacznie się w kolejnych powiatach i gminach województwa podlaskiego.
Mirosław R. Derewońko
